אחד הגורמים המרכזיים המשפיעים על ארגון האירוע שלכם הוא כמובן התקציב! ניהול התקציב הוא חיוני ביותר לארגון נכון של האירוע, לא משנה מה גודלו של התקציב. בין אם התקציב שלכם מוגבל ובין אם לא, חשוב לעקוב אחרי ההוצאות ולתכנן כיצד להשתמש בכסף שלכם בחוכמה.
כדי לבנות תקציב ריאלי ולעמוד בו, לא צריך להיות בוגרי לימודי כלכלה. הנה כמה טיפים מובילים שיעזרו לכם לנהל בהצלחה את תקציב האירוע שלכם.
להתחיל לתכנן מוקדם
כדי לתכנן את כל פרטי האירוע ולהביא בחשבון את כל העלויות שיידרשו, צריך להתחיל לתכנן מספיק מוקדם. כדי ליצור תקציב לאירוע ולעקוב אחר העלויות שלו, השתמשו בגיליון אלקטרוני, ובאופן כללי:
- התמקדו בפרטים העיקריים – את ההוצאות הגדולות ביותר אתם צריכים להקצות להיבטים החשובים ביותר של האירוע.
- הזמינו את מקום האירוע – ודאו שאתם מזמינים אולם שהמיקום והתאריך הם אידיאליים לאירוע שלכם. כך גם תוכלו להתחיל לערוך סידורי הסעה, במקרה הצורך.
- טפלו בנושאים הדורשים תכנון – כשאתם מתחילים לתכנן מספיק מוקדם, תוכלו להתארגן מחדש במקרה שתצטרכו לשנות את המיקום או התאריך של האירוע. ואם יש ספק שלא יכול לעמוד בתאריך שקבעתם, תהיה לכם הגמישות להתקשר לספקים אחרים.
- קדמו את האירוע – תכנון מוקדם של אירוע ארגוני נותן לכם מספיק זמן כדי להשקיע בשיווק ולהגיע לקהל יעד גדול יותר.
להיות מציאותיים
מומלץ להגדיר את תקציב האירוע בהקדם האפשרי, כשאתם לגמרי מציאותיים לגבי סוג האירוע שתוכלו לקיים עם הכסף והמשאבים העומדים לרשותכם.
חשבו על מטרות האירוע שלכם ועל הדברים שהם קריטיים להצלחתו לעומת אלה שרק ׳נחמד שיהיו׳. בדיקה מראש של העלויות הקשורות להזמנת האולם – הקייטרינג וכל אנשי המקצוע והספקים (פרחים, צלם, די.ג׳יי וכו׳) שתשכרו לאירוע – תאפשר לכם לקבל תמונה משוערת לגבי העלויות של ההיבטים הגדולים יותר של האירוע, ולהתארגן בהתאם לגבולות התקציב שלכם.
לתעדף
כדי לנהל נכון את התקציב, עליכם לזהות את ההוצאות הנחוצות ביותר. לאחר שזיהיתם את המרכיבים הנחוצים ביותר, הקצו את התקציב הנדרש לכול אחד מהמרכיבים האלה (כמו מקום, ציוד, קייטרינג). הקצו גם סכום כסף קטן יותר לכול מיני תוספות, כמו למשל עיצוב, אבל וודאו שקודם כל כיסיתם מבחינה תקציבית את כל היבטי המפתח של האירוע שלכם.
הוסיפו לכל מרכיב בתקציב לוח זמנים, וודאו שאתם מזמינים את הספקים מוקדם מספיק כדי למנוע עלויות נוספות בלתי צפויות.
לקחת בחשבון עלויות נסתרות
פירוק תקציב האירוע לעלויות של כל מרכיב בודד, יאפשר לכם להתחשב בעלויות של מרכיבים שקשה לכם לקבוע סופית, במיוחד עלויות נסתרות שלא כללתם בתכנון התקציב הראשוני שלכם. אם תהיו מודעים לעלויות הנסתרות מבעוד מועד, תוכלו לקבל מושג מדויק יותר לגבי התקציב הנדרש לקיום האירוע.
לדוגמה:
- כמה עובדים יעבדו באירוע עצמו? מדובר בצוות שעוזר לקבל את פני האורחים, מפנה אותם למקום הנכון, ועוזר לשמור על אירוע מאורגן ומסודר.
- מהן כלל עלויות הקייטרינג? וודאו שאתם לוקחים בחשבון את כל הוצאות הקייטרינג, לא רק עבור המזון שיוגש באירוע, אלא גם עבור עריכת השולחנות, ההגשה וכדומה.
החליטו על מה לבזבז והיכן לחסוך
ההוצאות החשובות ביותר תלויות תמיד בסוג האירוע. לכן, החליטו היכן תוכלו לחסוך כספים באירוע שלכם. למשל, האם אתם חייבים להזמין להקה שתלווה במוזיקה את האירוע, או שניתן להסתפק בדי.ג׳יי שיהיה זול יותר? או, האם סגנון הגשת המזון יכול להוזיל את עלויות הקייטרינג?
לבסוף, זכרו שגודל התקציב לא קובע את הצלחת האירוע, אבל התכנון המוקפד של התקציב כן!
