תכנון והפקה של אירוע חברה מוצלח מצריכים בימנו מחשבה מוקפדת עם דגש על פרטים רבים, חלקם גדולים ומשמעותיים וחלקם קטנים ועדיין חשובים, שיכולים לעשות את ההבדל בין אירוע סטנדרטי למדי לאירוע יוצא דופן. ישנם רבים שמעדיפים לשכור חברות הפקה או גורם מקצועי מנוסה לטובת המשימה ואחרים בוחרים להפיק ולתכנן את האירוע באופן עצמאי למדי, כך או כך, כל תכנון של אירוע חברה מצריך התחשבות בכמה מרכיבים חשובים שכדאי להכיר – הנה המרכזיים שבהם:
לוקיישן מתאים ונגיש – המסע להפקת אירוע חברה מוצלח מתחיל לרוב בבחירת הלוקיישן. מיקום נכון ברמת הנוחות למרבית המשתתפים / עובדי החברה מבחינת אמצעי תחבורה (תחנת רכבת, אוטובוס וכו') מהווים יתרון משמעותי ויאפשרו למוזמנים להגיע בצורה נוחה ונגישה יותר. בין אם הלוקיישן המתוכנן נמצא בפרברי העיר ובין אם במרכזה, חשוב לנסות כאמור לבחור במקום שלא יהווה מטרד בדרכי ההגעה אליו, כולל כמובן בזמינות מקומות חנייה באזור ודרכי גישה נגישות בהתאמה לצורכי כל המשתתפים, לדוגמא בעלי מוגבלויות כאלו ואחרות. לוקיישן נוח, מתאים ונגיש יבטיח שהאירוע יתחיל באווירה טובה, רגועה ואיכותית ללא עצבים מיותרים.
חוויה קולינרית – לצד המיקום הנגיש, כדאי במיוחד לשים לב לשירותי ההסעדה שתבחרו לאירוע. קייטרינג איכותי הוא לא רק למען שובע או פשוט מזון, מדובר באלמנט חשוב שמחבר בין אנשים, מקליל את האווירה ונותן מימד של אירוח ובית. על מנת שאפקט החיבור החם והנכון בין המשתתפים יקרה מעצמו, חשוב לדאוג לכך שהעדפות קולינריות יהיו חלק מרכזי משיקולי בחירת הקייטרינג או שירותי המזון והמשקאות שתבחרו לאירוע, בין אם מדובר על העדפות הנוגעות טבעונות, צמחונות, רגישויות שונות וכמובן כשרות מתאימה בהתאם לצורך, כך שכולם ירגישו בנוח להנות מהמטעמים המוצעים.
אווירה ייחודית – נסו ליצור במקום אווירה ועיצוב כולל שינתק את העובדים משגרת העבודה והארגון היומיומית. עיצוב חלל האירוע הוא אלמנט חשוב מאוד ביצירת האווירה שאתם רוצים לשדר באירוע זאת בשילוב כמובן הצורך בשילוב מסרים כלליים של הארגון והמותג. משילוב הצבעים, סגנון המוזיקה ברקע ועד סידורי הישיבה במקום, כל אלמנט צריך להתאים ולהשלים לכדי יצירת סביבה מעוצבת באווירה נינוחה שיכולה לשדרג את כל האירוע ולהעניק למשתתפים שבירת שגרה מתבקשת. אחד המקומות המעניינים ביותר בו ניתן "לשבור שגרה" ולקיים אירועי חברה הוא אצטדיון סמי עופר בחיפה אשר מציע מגוון חללי אירוח ואולמות יוקרתיים לאירועים יוצאי דופן באווירת VIP שונה מהרגיל.
תוכן מעניין – לוקיישן, קייטרינג, אווירה, הכל חשוב אבל התוכן הוא למעשה הלב והנשמה של האירוע. בהיבט זה, כדאי לחשוב היטב על כל פרט ומיצג כדי לעודד שיח ופעולה מעוררי השראה בין העובדים, לכן יש לתת מקום גם לנאומים (רק חשובים ולא מייגעים מדי) לצד סדנאות ודיוני פאנל מעניינים כדי לשלב אפשרות להגיע לתובנות חשובות תוך כדי עניין ומחשבה משותפת. הטכנולוגיה יכולה למלא תפקיד משמעותי בחלק הזה של הדברים עם שימוש נכון בכלים דיגיטליים המשפרים את האינטראקטיביות וההשתתפות של מרבית העובדים.
נסכם ונאמר כי אירוע חברה מוצלח יכול להניב עבורכם השפעה חיובית וחיונית על כל כלל העובדים לאורך זמן כאשר לכל אלמנט כאמור תפקיד מכריע לטובת יצירת מופת עסקית החל מקביעת הלוקיישן ועד עיצוב המקום והאווירה. חשוב לתת מקום ליצירתיות, לחדשנות ולתכנון קפדני שלא יחסיר פרט כדי ליצור אירוע שלא רק עונה על הציפיות של העובדים אלא אפילו עולה עליהם. זכרו, הקסם נמצא בפרטים הקטנים והתגמול הוא בחיוכים ובזיכרונות של העובדים שלנו ששווים הרבה, לעתים אף יותר מהחיבורים העסקיים שיכולים להיווצר במהלך האירוע
